Delo tajnice ni enostavno, zna biti precej
zahtevno. V dinamičnih, nestalnih, okoliščinah mora znati tajnica vedno
ohranjati stabilnost in sistematično, včasih intuitivno, urejati nered.
Vsak
šef od svoje tajnice pričakuje, da se lahko nanjo zanese. Če bo šef
kdaj vstal z levo nogo in mu tisti dan resnično ne bo šlo nič od rok, bo
morala njegova tajnica prevzeti ‘vajeti v svoje roke’ in poskušala
rešiti, kar se rešiti da. Hitro mu bo odpovedala udeležbo na sestanku
zaradi ‘tehtnih razlogov’, z nekaj lepimi besedami ga bo spravila v
boljšo voljo, dokončala bo njegovo poročilo, ki bi moralo biti
pripravljeno do večera, napovedanim obiskovalcem ne bo dovolila, da
motijo šefovo ‘koncentracijo’ in ravno na tisti dan mu bo pripravila
najboljšo kavo, ki jo je kadarkoli naredila.
No,
malo karikiramo. Mitov o tajnici je zares veliko, kar pa zagotovo velja
je to, da je to delo, kljub številnim administrativnim opravilom,
zanimivo, hkrati pa zagotovo odgovorno. Iskalke in iskalci zaposlitve se
morate, ko pišete prošnjo za delo poslovnega sekretarja, prikazati kot
urejeni in metodični. Delo tajnice zahteva pisanje številnih poslovnih
pisem, vabil, zahval, pritožb, predlogov, priporočil…, zato mora biti
tudi vaša pisna predstavitev brezhibna. To je vaše delo!
Zelo
pomembne so tudi vaše sposobnosti verbalnega komuniciranja in
sposobnosti vodenja ljudi. Delo tajnice pogosto zajema kontaktiranje in
sprejem strank, organiziranje sestankov in poslovnih dogodkov, vodenje
manjših skupin in seveda veliko telefoniranja. Zaželeno je tekoče
knjižno znanje slovenščine in aktivno znanje tujih jezikov (vsaj
angleški jezik). Vse to poudarite v vaši prijavi.
Naslednje,
kar morate poudariti v vaši prošnji, so vaše organizacijske
sposobnosti. Ker boste svojemu šefu njegova ‘desna roka’, bo od vas
zahteval samostojnost, samoiniciativnost in zanesljivost pri izvrševanju
zastavljenih obveznosti. Vaše delo bo opravljanje nalog, ki so
dopolnilo delu vašega šefa, torej bo predpostavljal, da se mu s temi
nalogami ne bo treba ukvarjati (in jih niti preverjati), ker ima za to
vas.
Tam, kjer je administracija, je tudi delo z
računalnikom, zato v predstavitvi ocenite vaše veščine uporabe
računalnika. Zavedati se morate, da si brez obvladovanja osnovnih
uporabniških programov (Word, Excel), elektronske pošte in interneta, ni
moč predstavljati uspešnega tajniškega dela. Brez skrbi, od vas šef
vsekakor ne bo zahteval znanja iz programiranja, vendar pa bo zelo
pozoren na vaše ročne spretnosti tipkanja in iznajdljivost pri delu z
osnovnimi programi.
Izobrazbene zahteve: glede
tega kriterija imajo različni delodajalci različna mnenja oz. so za
opravljanje tega dela primerni ljudje z različnimi stopnjami (V., VI.
ali VII.) in vrstami izobrazbe. Morda so nekoliko v prednosti kandidati z
izobrazbo ekonomske in/ali komercialne smeri, ni pa nujno. Primerni so
tudi kandidati s formalno izobrazbo iz naslednjih področij:
organizacijske vede, uprava, pravo, komunikologija, sociologija,
socialno delo in drugi družboslovni študiji.
Za
zaključek spregovorimo še o urejenosti. Eden od klišejev, ki krožijo
okoli, je, da mora imeti prava tajnica ‘dober glas in stas’. To je
seveda še en mit, ki drži predvsem v ameriških filmih, ne pa v
realnosti. Delo tajnice – poslovne sekretarke nosi številne
odgovornosti, zato je v prvi vrsti pomembna njena usposobljenost in
zanesljivost na delovnem mestu. Kljub temu so pa vsaj minimalni
standardi urejenosti, tako osebnostni kot fizični, pri tem delu
zaželeni, saj delo tajnice pogosto vključuje stike s poslovnimi
partnerji in strankami podjetja in je pogosto tudi prvi posrednik med
podjetjem in njegovim zunanjim poslovnim okoljem.
