Zakaj smo pri delu neproduktivni? Zaradi lenobe, nemotiviranosti, slabih delovnih navad, odpora do dela ali česa drugega? Če sumite, da je delovna neproduktivnost vaša težava, morate pravočasno ukrepati, da ne ogrozite svoje kariere.
Ste tudi vi kdaj doživljali ‘razburljivost’ 24-urnega dela na zadnji dan pred iztekom roka za oddajo dela? Tega ne jemljite v navado, saj boste prej ko slej doživeli, da boste prekoračili skrajni rok in dobili zaradi tega ‘črno piko’.
V nadaljevanju vam nudimo v pomoč nekaj napotkov kako ukrepati, če hočete povečati svojo delovno učinkovitost oz. kako se lotiti delovnih zadev, ki jih ne marate, vam ne ležijo, a jih morate.
1. Naučite se delovnih navad in discipline.
Delo krepi človeka. Za učinkovito delo se je treba držali discipline, urnikov in pravil. Če se boste naučili, da se na jutri ne prelaga stvari, ki se jih lahko naredi danes, boste imeli od tega več – več zadovoljstva, več denarja, več časa in več prihodnosti.
Neproduktivnost je lahko posledica nezrelosti – mlajši delavci pogosto ne vedo, kako dejansko delajo produktivni ljudje. Mislijo, da postane oseba uspešna sama po sebi ali brez posebnega truda. Nimajo še priučenih navad, kako se samodisciplinirati, določiti prioriteto nalog in delati iznajdljivo. Za njih je najboljše zdravilo točnost, dober nadzor in jasni standardi izvajanja.
2. Organizirajte si delovni prostor.
Dobra organizacija je polovica opravljenega dela. Ena največjih ‘grozljivk’ je videti delovni prostor neorganiziranega človeka – vse razmetano, vse povprek. V takih pogojih se avtomatično zavlačuje, saj je potrebno vsako stvar iskati ‘s povečevalnim steklom’. Zato preglejte svoja pisna gradiva in jih razvrstite po vsebini, balast odvrzite, pospravite vse lepo po predalih in si uredite računalniške datoteke. Svoje prioritetne naloge dneva ali tedna si zapisujte na namizni koledar ali rokovnik, ne imejte vsega v glavi ali na sto različnih listkih.
3. Organizirajte si delovni čas.
Vzemite si čas, da naredite dnevne, tedenske in mesečne načrte dela. Vsak dan si zastavite dnevne cilje, ki jih morate izpolniti. Realno ocenite, koliko časa boste porabili za posamezne dejavnosti in si urnik zapolnite tako, da bo čim bolje pokrit, brez lukenj. Kadar vam delo dovoljuje odložitev rednih nalog, prevzemite izredne.
4. Najprej opravite nujna in/ali neprijetna dela.
Če imate na seznamu več opravil, izberite tiste, ki so najnujnejše, drugače boste prišli v spor z svojim šefom in sodelavci. Kadar vas čaka trdoživo opravilo, ga opravite čimprej, da izkoristite svojo spočitost in koncentracijo. Druga, bolj prijetna dela lahko naredite pozneje, saj za njih ne rabite tolikšne zbranosti, pa še z večjim zadovoljstvom jih boste opravljali, saj veste, da ste ‘hudiča’ že premagali.
5. Izpopolnjujte se v veščinah, ki vas pri delu zavirajo.
Če menite, da nekaterih nalog enostavno ne zmorete narediti prej, kot to naredijo drugi, je morda problem v tem, da imate nekatere delovne veščine nepopolno razvite. Večja delovna vnema vam tu ne bo pomagala. Da boste hitreje delali, boste morali te nedodelane veščine metodično izpopolniti, s poudarkom na pravilni tehniki njihovega izvajanja.
Razmislite, če je vaša delovna neproduktivnost povezana s tem, da ne opravljate pravega dela. Če bo vaš način dela kljub izboljšavam še vedno povzročal probleme na delovnem mestu, je morda bolje, da najdete takšno delo, ki vam bolj leži ali kjer bodo ljudje bolj tolerantni do vašega delovnega sloga. Vaše neustrezno upravljanje s časom in nalogami lahko nakazuje na to, da ste zgolj na napačnem kraju, v napačni vlogi ali poskušate prepričevati napačne ljudi.
