Kako ravnati s težavnimi sodelavci?

Vsi se strinjamo, da so sodelavci največje bogastvo vsakega podjetja, organizacije in ekipe. Kaj pa, če je v timu gnilo jajce, sodelavec, ki ne dela ničesar pametnega, zamuja z roki in gre vsem na živce? Ali se nam ga izplača obdržati ali bomo tvegali in kadrovski službi naprtili odvetnike ter sodišče?

Danes bom pisal o Ludviku. Je namišljen sodelavec, ki ga s takim ali drugačnim imenom vsi projektni menedžerji vsak dan srečujejo v projektnih timih. On je po navadi tisti, ki vedno zamudi kritične roke, vedno zamuja na sestanke in se ukvarja z malenkostmi. Je razlog za zamude pri projektu, morda zaradi njega projekt ne ujame roka in ni uspešno dokončan. Po drugi strani pa je Ludvik zelo dober samopromotor. Svoje sodelavce vedno opozarja na svojo zasedenost in prezaposlenost. Večinoma se ukvarja z nalogami, ki so mu všeč, čeprav sploh niso bistvo projekta. Prav tako se Ludvik zelo dobro vključi v vse dejavnosti, ki niso povezane z delom, vsak petek pa sodelavcem prinese krofe ali sladoled.

Rešitev je na dlani!

Če vsak dan med in po službi poslušamo sodelavce, kako se pritožujejo nad Ludvikovo nesposobnostjo in neopravljanjem nalog, bi ga počasi že sami najraje vrgli iz ekipe v drug oddelek ali pa ga poslali delati na proizvodno linijo. Imeli bi mir, odvetnikov si ne bi nakopali na glavo, naši sodelavci bi bili srečnejši, bolj produktivni, projekt pa bi bil opravljen hitreje in učinkoviteje. Na kratki rok to drži, vendar bi čez čas tako izgubili celotno ekipo. Ena od nalog projektnega vodje je namreč tudi učinkovito ravnanje s sodelavci in vsemi njihovimi mukami ter težavami. Četudi je Ludvik zelo nadležna oseba in bi se ga tudi sami najraje znebili, moramo v takem primeru vzeti stvari v svoje roke in ravnati premišljeno. Prva naloga projektnega vodje, ki je v svoji ekipi prepoznal Ludvika, je, da se poskuša vživeti v njegov svet. Ugotoviti mora, kaj dela, koliko časa porabi pri nalogah, ali ima pri svojih nalogah določen čas začetka in konca, ali dobiva za dokončanje naloge pomoč od drugih ipd. Izziva se je najbolje lotiti tako, da zberemo podatke. To je naša začetna točka, brez katere ne bomo prišli nikamor. Znani motivacijski govornik Zig Ziglar pravi: »”If we don’t start, it’s certain we can’t arrive.” Kljub temu da je v ekipi Ludvik, je celotna odgovornost na projektnem menedžerju. Proces, ki sledi, ne bo lahek ne za Ludvika ne za projektni tim ali projektnega menedžerja. Potrebna bo strpnost vseh (kljub temu da bi nekateri najraje videli Ludvika na cesti), da bi dosegli uspeh. Potem ko ga dosežemo, se lahko lotimo naslednjega Ludvika.

Ludvikovo delo – trenutno stanje

Kot je bilo že omenjeno, je za rešitev izziva treba poznati trenutno stanje. Da bi to dosegli, moramo z Ludvikom sesti in pregledati trenutne in prihodnje naloge. Predstaviti mu moramo dejstva in skupaj z njim najti pot naprej. Pogodba, ki jo podpišeta obe strani (projektni menedžer in Ludvik), ima en sam cilj: na novo začeti Ludvikovo delovanje v timu, predvsem pa pokazati, katere so nove naloge, ki smo mu jih dodelili, in kakšni so novi roki za dokončanje teh nalog. Tako Ludviku pokažemo pot, po kateri mora iti, da bo uspešen del ekipe. Brez tega bi njegova plača in naš trud šla v nič in ponovno bi bili na začetku. Sestanki z Ludvikom morajo potekati vsak teden, na njih pa mora projektni menedžer ugotavljati, kakšen je dejanski rezultat, ki ga Ludvik daje od sebe, in kakšen je le-ta v primerjavi z rezultati, ki ga od njega pričakujemo.

Fokus

Je pomemben tako v vsakdanjem življenju kot tudi pri projektnem delu. Pogosto se opaža, da se pri projektnem delu člani ekipe predolgo ukvarjajo z majhnimi stvarmi in pogosto pozabijo na kritične naloge. Po več dni se ukvarjajo z nalogami, ki na koncu ne prinesejo ničesar koristnega. Ker je Ludvik oseba, ki to še posebno rad počne, je naloga projektnega menedžerja, da vsaki nalogi dodeli prioriteto in tako preusmeri Ludvikov fokus. Projektni menedžer mora v tej smeri skrbeti, da je fokus vseh približno enak in da gredo vsi člani ekipe v isto smer. Zelo priročen in hkrati preprost način je, da napišemo kratko vizijo projekta, ki jo nato na sestanku projektnega tima predstavimo vsem članom. Tako si pridobimo zagotovilo, da vsi člani tima gledajo v isto smer in gredo vsi proti istim ciljem.

Prerazporejanje

Na začetku projekta projektni menedžer razporedi naloge svoji ekipi. Učinkovito prerazporejanje nalog je tista vrlina, ki loči dobre projektne menedžerje od odličnih. Prerazporejanje Ludvikovih nalog je proces, kjer si projektni vodja zasluži svojo mesečno plačo. Ta proces vključuje še dodatne težave. Ena teh je ureditev razmerja s sodelavci, ki bi najraje videli Ludvika na cesti, ravnokar pa smo jim dodelili še nekaj njegovih nalog, ki jih sam ne zmore. Ludvikove sposobnosti so manjše od drugih, zato mu je treba odvzeti nekaj nalog. To je dejstvo. Po drugi strani pa ne moremo prerazporediti nalog tako, da bo nekdo drug postal Ludvik. V takih trenutkih se najboljši projektni menedžerji izkažejo in pokažejo vse svoje odlike.

Motivacija

Kot pri vsaki osebi, še posebno pa pri Ludviku, mora naš načrt spremembe njegovega dela vključevati tudi pozitivno motivacijo. Ker hočemo doseči sprejemljivo vedenje, ki vključuje zasledovanje ciljev ekipe in organizacije, mu moramo dati veliko motivacije. Lahko mu podarimo bon trgovine ali pa mu napišemo pozitivno sporočilo. Enostavno je dobro, še bolje pa je iskreno.

Zamenjati ali odpustiti?

Do zdaj smo obdelali Ludvikovo delo, ga usmerili na pomembne naloge in ga razbremenili. Če vam je ostalo še kaj živcev, obstaja še ena pot. Lahko ga premestite v drug oddelek v podjetju. To je dobra pot, če menite, da obstaja oddelek ali ekipa, kjer bi Ludvik res lahko izkoristil vse svoje možnosti in pokazal, kaj resnično zmore. Ljudje, kot je Ludvik, so v podjetju že preživeli nekaj časa in bila bi velika izguba časa in denarja, če bi Ludvika odpustili, ne da bi mu dali še eno priložnost. Če ta pot ni mogoča, je najbolje, da Ludvika odpustite. Če imate srečo, bo mogoče sam prej dojel, preden bo to treba storiti vam. Če imate še nekaj potrpljenja, lahko z Ludvikom opravite še en pogovor. To naj bo pogovor na štiri oči, kjer mu daste zadnjo priložnost, da stvari obrne na pozitivno stran. Odločiti pa se morate, da bo to vaš zadnji poskus. Če boste z Ludvikom odlašali do neskončnosti, boste na koncu razočarani nad njim, ker se bo mogoče počutil demotiviranega, pa tudi projekt ne bo šel nikamor. Če vidite, da se človek ne počuti dobro v organizaciji, je verjetno najbolje, da ga odpustite – tako bo bolje za obe strani.

Naredite iz Ludvika izziv, ne problema

Z Ludvikom smo se verjetno že vsi srečali. Na žalost je v poslu tako, da so problemi z ljudmi bolj kompleksni kot s pokvarjeno klimatsko napravo ali staro opremo.
Zato pri naslednjem srečanju z Ludvikom najprej preštejte do deset, šele nato pojdite v akcijo. Mogoče ne bo enostavno, je pa vredno poskusiti. Konec koncev smo včasih vsi Ludviki – ne poznam namreč človeka, ki bi vse naredil v določenem roku. Mogoče je nastal nesporazum, sodelavec mora izvesti naloge, za katere nima potrebnega znanja ali česa podobnega. Da bi to razumeli, se lotite zgoraj opisanega proces in zagotovo boste prišli do rešitve.